Czy towar zakupiony na firmę można zwrócić?

Krótka odpowiedź na pytanie o zwrot towaru zakupionego na firmę

Towar kupiony na firmę można zwrócić w niektórych sytuacjach, ale zasady różnią się od tych, które obowiązują zwykłych konsumentów. Jeśli zakup zrobiła osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą i towar nie ma zawodowego charakteru dla tej działalności, przysługują jej prawa niemal identyczne z prawami konsumenta, w tym czternastodniowy termin na odstąpienie od umowy zawartej przez internet. W pozostałych przypadkach, czyli przy zakupach czysto biznesowych między firmami, zwrot zależy głównie od dobrej woli sprzedawcy i zapisów regulaminu sklepu.

Zakup na firmę a status przedsiębiorcy na prawach konsumenta

Od 1 stycznia 2021 roku w polskim prawie funkcjonuje kategoria przedsiębiorcy na prawach konsumenta. Dotyczy ona osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, które kupują towar potrzebny im zarówno prywatnie, jak i w pracy, gdy zakup nie ma dla nich charakteru zawodowego. Taka osoba, mimo posiadania NIP-u i faktury, może korzystać z rozszerzonej ochrony prawnej przy zwrotach, reklamacjach i klauzulach niedozwolonych w umowach.

Zasada ta wynika z nowelizacji ustawy o prawach konsumenta oraz Kodeksu cywilnego i miała wyrównać sytuację drobnych przedsiębiorców, którzy realnie nie różnią się siłą negocjacyjną od zwykłych klientów indywidualnych. Dotyczy wyłącznie osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą lub będących wspólnikami spółki cywilnej, nie obejmuje natomiast spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, spółek akcyjnych ani spółek osobowych prawa handlowego.

Kim jest przedsiębiorca na prawach konsumenta

Przedsiębiorca na prawach konsumenta to osoba, która formalnie prowadzi działalność gospodarczą, ale dany zakup nie jest bezpośrednio związany z profilem tej działalności. Klasycznym przykładem jest informatyk kupujący wiertarkę do domowego warsztatu albo fryzjerka zamawiająca ekspres do kawy do salonu, którego zawodowe przeznaczenie trudno uzasadnić. W obu przypadkach zakup, mimo wystawienia faktury na firmę, może być traktowany jak zakup konsumencki.

Aby skorzystać z tej ochrony, przedsiębiorca musi wykazać, że transakcja nie miała dla niego charakteru zawodowego. Nie wystarczy samo subiektywne przekonanie, ponieważ sprzedawca i sąd biorą pod uwagę przede wszystkim kody PKD wpisane do CEIDG oraz to, czy dany towar w naturalny sposób wiąże się z wykonywanym zawodem. Warto sprawdzić kilka elementów przed złożeniem zamówienia:

• rodzaj towaru i to, czy typowo służy do celów zawodowych, czy prywatnych,
• zgodność zakupu z kodami PKD wpisanymi w CEIDG,
• treść faktury i to, czy towar został ujęty jako koszt uzyskania przychodu,
• sposób wykorzystania towaru zadeklarowany podczas składania zamówienia.

Jeśli którykolwiek z tych elementów jednoznacznie wskazuje na zawodowy charakter zakupu, sprzedawca ma prawo odmówić uznania klienta za przedsiębiorcę na prawach konsumenta i traktować transakcję jako zwykłą umowę handlową między firmami.

Jak sprawdzić, czy zakup ma bezpośredni związek z działalnością

Ocena charakteru zakupu odbywa się w oparciu o kryterium tak zwanego bezpośredniego związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Ustawodawca celowo posłużył się słowem „bezpośredni”, aby odróżnić zakupy typowo firmowe od tych, które jedynie pośrednio mogą się przydać w pracy. Sąd Najwyższy i doktryna prawa wskazują, że decydujące znaczenie ma to, czy towar wpisuje się w zawodowy profil działalności widoczny w rejestrze CEIDG.

Praktycznym testem jest odpowiedź na pytanie, czy dana rzecz mogłaby zostać kupiona przez osobę niezwiązaną z żadną działalnością gospodarczą w identycznym celu. Jeśli tak, prawdopodobieństwo uznania zakupu za konsumencki jest wysokie. Sprzedawcy internetowi coraz częściej umieszczają w regulaminach checkboxy z oświadczeniem o charakterze zakupu, co ułatwia późniejsze dochodzenie praw w razie sporu o zwrot towaru.

Zwrot towaru kupionego online na firmę w ciągu 14 dni

Przedsiębiorca na prawach konsumenta, który kupił towar przez internet lub telefon, może odstąpić od umowy w terminie 14 dni bez podawania przyczyny, dokładnie tak jak konsument. Termin liczy się od dnia otrzymania towaru, a nie od dnia zawarcia umowy, co ma znaczenie przy przesyłkach wysyłanych partiami lub z opóźnieniem. Oświadczenie o odstąpieniu można złożyć w dowolnej formie, choć pisemna lub mailowa jest zawsze bezpieczniejsza dowodowo.

Sprzedawca po otrzymaniu takiego oświadczenia ma obowiązek zwrócić pełną kwotę zapłaconą za towar, w tym koszt najtańszej dostępnej formy dostawy, w terminie 14 dni od otrzymania oświadczenia lub towaru, w zależności od tego, co nastąpi później. Warto pamiętać, że prawo to nie przysługuje przy zakupach stacjonarnych ani przy zwykłych transakcjach między dwoma podmiotami gospodarczymi niebędącymi osobami fizycznymi.

Zwrot towaru kupionego stacjonarnie na firmę

Przy zakupie w sklepie stacjonarnym, niezależnie od tego, czy transakcja została udokumentowana fakturą na firmę, ani konsument, ani przedsiębiorca na prawach konsumenta nie mają ustawowego prawa do zwrotu towaru bez podania przyczyny. Prawo odstąpienia od umowy w terminie 14 dni dotyczy wyłącznie umów zawartych na odległość lub poza lokalem przedsiębiorstwa, a nie klasycznych zakupów w sklepie.

Możliwość oddania niewadliwego towaru kupionego stacjonarnie zależy więc wyłącznie od wewnętrznej polityki danego sklepu. Wiele sieci handlowych oferuje taką możliwość jako gest dobrej woli, ustalając własne terminy i warunki, na przykład zachowanie metek, paragonu lub faktury oraz oryginalnego opakowania. Przed zakupem warto sprawdzić regulamin punktu sprzedaży, ponieważ zasady mogą się znacznie różnić w zależności od branży.

Zakup między dwiema firmami a możliwość zwrotu

Gdy towar kupuje spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna, spółka jawna lub inny podmiot niebędący osobą fizyczną, przepisy o prawach konsumenta nie mają zastosowania w żadnym zakresie. Taka transakcja podlega ogólnym zasadom Kodeksu cywilnego dotyczącym umów sprzedaży zawieranych między przedsiębiorcami, gdzie obowiązuje znacznie większa swoboda kontraktowa i mniejsza ochrona słabszej strony.

W relacjach czysto biznesowych zwrot towaru bez wady jest możliwy tylko wtedy, gdy przewiduje go umowa, regulamin sklepu lub odrębne ustalenia między stronami. Firmy prowadzące sprzedaż hurtową często określają własne warunki zwrotów w umowach ramowych, ustalając terminy, procent potrącanej opłaty manipulacyjnej oraz listę towarów wyłączonych z możliwości oddania, na przykład produktów sprowadzanych na specjalne zamówienie.

Dobrowolna polityka zwrotów sklepu przy zakupach firmowych

Wiele sklepów internetowych i stacjonarnych, chcąc budować dobre relacje z klientami biznesowymi, wprowadza dobrowolne polityki zwrotów obejmujące również zakupy na firmę. Takie rozwiązanie nie wynika z obowiązku ustawowego, lecz z decyzji handlowej sprzedawcy, dlatego jego szczegóły trzeba zawsze sprawdzać w regulaminie danego sklepu, a nie zakładać automatycznie identycznych zasad jak przy zakupach konsumenckich.

Typowe elementy takiej polityki obejmują wydłużony termin zwrotu, obowiązek zachowania oryginalnego opakowania oraz konieczność wcześniejszego zgłoszenia chęci zwrotu przez formularz lub dedykowany adres e-mail. Przed podjęciem decyzji o zakupie warto zwrócić uwagę na kilka kwestii związanych z taką dobrowolną polityką:

• czy dotyczy ona wyłącznie towarów pełnowartościowych, czy również otwartych opakowań,
• jaki jest maksymalny termin na zgłoszenie zwrotu liczony od daty zakupu,
• czy sprzedawca potrąca opłatę manipulacyjną lub koszt transportu zwrotnego,
• czy zwrot środków następuje na konto firmowe, czy w formie noty korygującej do faktury.

Brak takich informacji w regulaminie oznacza w praktyce, że sprzedawca nie jest zobowiązany do przyjęcia zwrotu towaru bez wady, jeśli transakcja nie kwalifikuje się jako zakup przedsiębiorcy na prawach konsumenta.

Rękojmia przy zakupie towaru na firmę

Niezależnie od tego, czy zwrot towaru bez wady jest możliwy, każdemu nabywcy przysługuje rękojmia za wady fizyczne i prawne rzeczy sprzedanej, wynikająca z Kodeksu cywilnego. Oznacza to, że jeśli zakupiony towar okaże się wadliwy, kupujący może żądać jego naprawy, wymiany, obniżenia ceny albo w niektórych przypadkach odstąpienia od umowy, niezależnie od tego, czy zakup nastąpił na firmę, czy prywatnie.

Przedsiębiorca na prawach konsumenta korzysta z rękojmi na zasadach zbliżonych do konsumenckich, natomiast standardowy przedsiębiorca kupujący towar do celów czysto zawodowych podlega ogólnym przepisom o rękojmi między przedsiębiorcami, które pozwalają na częściowe ograniczenie lub modyfikację odpowiedzialności sprzedawcy w umowie. Z tego powodu przed podpisaniem umowy handlowej warto dokładnie sprawdzić zapisy dotyczące odpowiedzialności za wady towaru.

Gwarancja a zwrot towaru zakupionego na firmę

Gwarancja jest odrębnym od rękojmi mechanizmem ochrony kupującego, udzielanym dobrowolnie przez producenta lub sprzedawcę na czas określony w karcie gwarancyjnej. W przeciwieństwie do rękojmi, gwarancja nie wynika wprost z ustawy, lecz z oświadczenia gwaranta, dlatego jej warunki mogą się różnić w zależności od producenta, kategorii produktu oraz tego, czy nabywcą jest konsument, czy podmiot gospodarczy.

Przy zakupie na firmę warto sprawdzić, czy karta gwarancyjna nie zawiera zapisów wyłączających lub ograniczających uprawnienia dla nabywców firmowych, ponieważ takie klauzule są częściej stosowane wobec przedsiębiorców niż wobec konsumentów. Zgłoszenie usterki w ramach gwarancji zwykle odbywa się poprzez autoryzowany serwis producenta, a procedura i terminy naprawy są opisane bezpośrednio w dokumencie gwarancyjnym dołączonym do towaru.

Faktura VAT a możliwość zwrotu towaru

Samo wystawienie faktury VAT na dane firmy nie przesądza automatycznie o tym, że zwrot towaru jest niemożliwy. Kluczowe znaczenie ma faktyczny charakter zakupu, a nie forma dokumentu księgowego, dlatego przedsiębiorca na prawach konsumenta zachowuje pełne prawo do odstąpienia od umowy zawartej na odległość, nawet jeśli otrzymał fakturę zamiast paragonu.

W praktyce zwrot towaru udokumentowanego fakturą wiąże się z koniecznością wystawienia faktury korygującej przez sprzedawcę, co jest obowiązkiem księgowym niezależnym od podstawy prawnej zwrotu. Jeśli towar został wcześniej ujęty jako koszt uzyskania przychodu w księgach firmy, jego zwrot wymaga również odpowiedniej korekty w ewidencji podatkowej, o czym warto pamiętać przy rozliczeniach z księgowością.

Zwrot towaru uszkodzonego lub niezgodnego z zamówieniem

Towar uszkodzony w trakcie transportu lub niezgodny z zamówieniem to sytuacja odrębna od standardowego zwrotu bez podania przyczyny i podlega przepisom o niezgodności towaru z umową lub rękojmi za wady. Niezależnie od statusu nabywcy, sprzedawca ponosi odpowiedzialność za dostarczenie towaru zgodnego z zamówieniem, a kupujący ma prawo zgłosić reklamację i domagać się naprawy, wymiany lub zwrotu pieniędzy.

Zgłoszenie takiej niezgodności warto udokumentować zdjęciami uszkodzenia oraz protokołem szkody sporządzonym przy odbiorze przesyłki, jeśli dostawca kurierski to umożliwia. Przy zakupach firmowych szczególnie istotne jest zachowanie terminów zgłoszenia reklamacji określonych w regulaminie sprzedawcy lub w umowie handlowej, ponieważ ich przekroczenie może skutkować odmową uwzględnienia roszczenia.

Terminy i procedura zwrotu towaru zakupionego na firmę

Procedura zwrotu towaru zakupionego na firmę różni się w zależności od podstawy prawnej, na jakiej się opiera. Przedsiębiorca na prawach konsumenta powinien złożyć oświadczenie o odstąpieniu w ciągu 14 dni od otrzymania towaru, a następnie odesłać produkt w kolejnym 14-dniowym terminie liczonym od dnia złożenia oświadczenia, chyba że sprzedawca zaproponował wcześniejszy odbiór towaru.

W przypadku dobrowolnej polityki zwrotów sklepu procedura zależy wyłącznie od zapisów regulaminu, dlatego warto trzymać się kilku uniwersalnych zasad porządkujących cały proces:

• zgłosić chęć zwrotu w formie pisemnej, najlepiej mailowej, dla celów dowodowych,
• zachować oryginalny dowód zakupu, czyli fakturę lub paragon, a najlepiej oba,
• zapakować towar w sposób zabezpieczający go przed uszkodzeniem podczas transportu,
• monitorować termin zwrotu środków i w razie opóźnienia interweniować pisemnie u sprzedawcy.

Dokładne przestrzeganie terminów jest kluczowe, ponieważ ich przekroczenie, nawet o jeden dzień, może zostać wykorzystane przez sprzedawcę jako podstawa do odmowy przyjęcia zwrotu, szczególnie w relacjach czysto biznesowych, gdzie ochrona prawna jest znacznie słabsza niż w przypadku konsumentów.

Zwrot kosztów przesyłki przy zwrocie towaru na firmę

Przy odstąpieniu od umowy przez przedsiębiorcę na prawach konsumenta sprzedawca ma obowiązek zwrócić nie tylko cenę towaru, ale również koszt najtańszego standardowego sposobu dostawy oferowanego w sklepie, nawet jeśli kupujący wybrał droższą opcję wysyłki. Koszt odesłania towaru z powrotem do sprzedawcy ponosi natomiast kupujący, chyba że sprzedawca zaproponował inaczej w swoim regulaminie.

W przypadku dobrowolnych polityk zwrotów obowiązujących w relacjach czysto biznesowych zasady dotyczące kosztów transportu ustala samodzielnie sprzedawca, dlatego mogą one znacznie odbiegać od standardów konsumenckich. Niektóre firmy oferują darmowy odbiór kurierski w ramach budowania relacji z klientem biznesowym, inne przerzucają cały koszt logistyki zwrotnej na kupującego, co warto zweryfikować przed złożeniem zamówienia.

Wyjątki, kiedy zwrot towaru na firmę nie przysługuje

Nawet przedsiębiorcy na prawach konsumenta nie mogą skorzystać z prawa do odstąpienia od umowy w każdej sytuacji, ponieważ ustawa przewiduje katalog wyjątków identyczny jak dla zwykłych konsumentów. Wyłączenia te dotyczą towarów wyprodukowanych według indywidualnej specyfikacji, szybko psujących się produktów, nagrań zapieczętowanych po otwarciu opakowania oraz towarów nierozłącznie połączonych z innymi rzeczami po dostarczeniu.

Do najczęściej spotykanych wyjątków w praktyce firmowej należą:

• towary personalizowane lub wykonane na specjalne zamówienie klienta,
• produkty higieniczne i kosmetyczne dostarczane w zapieczętowanym opakowaniu, jeśli zostało otwarte,
• nagrania dźwiękowe, wizualne lub oprogramowanie komputerowe dostarczane w zapieczętowanym opakowaniu, jeśli zostało otwarte po dostarczeniu,
• treści cyfrowe niezapisane na nośniku materialnym, jeśli spełnianie świadczenia rozpoczęło się za wyraźną zgodą kupującego.

Sprzedawca powinien poinformować o tych wyjątkach jeszcze przed zawarciem umowy, a brak takiej informacji może w niektórych przypadkach skutkować przywróceniem prawa do odstąpienia mimo formalnego zaliczenia towaru do kategorii wyłączonej.

Zwrot towaru zakupionego na firmę w leasingu lub najmie

Towary nabywane w ramach leasingu operacyjnego, finansowego lub najmu długoterminowego rządzą się odrębnymi zasadami, ponieważ prawnym właścicielem przedmiotu przez cały okres trwania umowy pozostaje leasingodawca lub wynajmujący, a nie korzystająca z niego firma. Zwrot takiego towaru przed zakończeniem umowy jest możliwy wyłącznie na warunkach określonych w umowie leasingowej lub najmu, a nie na podstawie przepisów o odstąpieniu od umowy sprzedaży.

Przedterminowe rozwiązanie umowy leasingu zwykle wiąże się z koniecznością zapłaty odszkodowania lub pozostałych rat, dlatego przed podpisaniem takiej umowy warto dokładnie przeanalizować zapisy dotyczące wcześniejszego zwrotu przedmiotu. W praktyce leasingodawcy rzadko dopuszczają możliwość bezkosztowego zwrotu sprawnego technicznie sprzętu bez wyraźnej podstawy, takiej jak wada uniemożliwiająca normalne użytkowanie.

Najczęstsze błędy przy zwrocie towaru zakupionego na firmę

Wielu przedsiębiorców popełnia podobne błędy przy próbie zwrotu towaru kupionego na firmę, co często kończy się odmową ze strony sprzedawcy. Najczęstszym problemem jest założenie, że sama faktura na firmę automatycznie wyklucza jakiekolwiek prawo do zwrotu, podczas gdy w wielu przypadkach decydujący jest rzeczywisty, niezawodowy charakter zakupu, a nie forma dokumentu sprzedaży.

Kolejnym powtarzającym się błędem jest przekroczenie ustawowego lub regulaminowego terminu na złożenie oświadczenia o odstąpieniu, wynikające z braku wiedzy o dacie rozpoczęcia biegu terminu. Do typowych pomyłek należą również:

• brak pisemnego potwierdzenia zgłoszenia zwrotu, co utrudnia dochodzenie roszczeń w razie sporu,
• odesłanie towaru bez wcześniejszego zgłoszenia zamiaru odstąpienia zgodnie z regulaminem sklepu,
• pominięcie sprawdzenia, czy towar nie znajduje się na liście wyjątków wyłączających prawo do zwrotu,
• brak zachowania dowodu nadania przesyłki zwrotnej, co uniemożliwia udowodnienie terminowego wysłania towaru.

Unikanie tych błędów znacząco zwiększa szansę na skuteczne przeprowadzenie zwrotu, niezależnie od tego, czy podstawą jest ustawowe prawo odstąpienia, rękojmia, czy dobrowolna polityka sprzedawcy.

Praktyczne wskazówki przed zakupem towaru na firmę

Przed dokonaniem zakupu towaru, który ma zostać rozliczony w ramach działalności gospodarczej, warto z góry ustalić, jaki status będzie miała transakcja w razie konieczności zwrotu. Świadome podejście do tej kwestii pozwala uniknąć rozczarowania, gdy okaże się, że towar nie spełnia oczekiwań, a sprzedawca odmawia przyjęcia zwrotu ze względu na firmowy charakter zamówienia.

Warto zapamiętać kilka zasad, które ułatwiają dochodzenie swoich praw w przyszłości:

• zawsze czytać regulamin sklepu jeszcze przed złożeniem zamówienia, zwracając uwagę na zapisy dotyczące zwrotów firmowych,
• zachowywać całą korespondencję ze sprzedawcą, w tym potwierdzenia zamówienia i maile dotyczące dostawy,
• w razie wątpliwości co do statusu przedsiębiorcy na prawach konsumenta, jasno wskazać niezawodowy cel zakupu już na etapie składania zamówienia,
• przy droższych zakupach rozważyć negocjację indywidualnych warunków zwrotu bezpośrednio ze sprzedawcą lub dostawcą.

Takie podejście minimalizuje ryzyko sporu i pozwala szybciej odzyskać pieniądze lub wymienić towar, jeśli po zakupie okaże się on nieodpowiedni.

Pytania i odpowiedzi dotyczące zwrotu towaru zakupionego na firmę

Czy jednoosobowa działalność gospodarcza daje takie same prawa jak zwykłemu konsumentowi. Nie zawsze, ponieważ decydujące znaczenie ma to, czy dany zakup ma bezpośredni związek z profilem działalności wpisanym do CEIDG. Jeśli towar służy celom prywatnym lub jego związek z działalnością jest jedynie pośredni, przedsiębiorca może korzystać z ochrony zbliżonej do konsumenckiej, w tym z prawa do odstąpienia od umowy zawartej na odległość.

Czy spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może zwrócić towar bez podania przyczyny. Nie, ponieważ przepisy o prawach konsumenta dotyczą wyłącznie osób fizycznych, dlatego spółki kapitałowe i osobowe mogą liczyć jedynie na dobrowolną politykę zwrotów sprzedawcy lub zapisy zawarte w indywidualnej umowie handlowej łączącej obie strony transakcji.

Co zrobić, gdy sprzedawca odmawia przyjęcia zwrotu mimo spełnienia warunków ustawowych. Warto wtedy złożyć pisemną reklamację z powołaniem się na konkretne przepisy ustawy o prawach konsumenta oraz Kodeksu cywilnego, a w razie dalszej odmowy skontaktować się z rzecznikiem konsumentów lub Urzędem Ochrony Konkurencji i Konsumentów w celu uzyskania wsparcia w dochodzeniu roszczeń.